Het belang van Requirements Management en samenwerking met de Business

Begin dit jaar verhuisde ik met mijn gezin naar een nieuw huis. Verhuizingen zijn altijd hectisch, zo ook die van ons. Uiteindelijk ben je over met al je spullen en staat alles min of meer op de plek waar je denkt dat het moet staan. Alle essentiële klusjes zijn gedaan en alles is redelijk aan kant. Natuurlijk blijven er altijd klusjes die nog heel lang in je achterhoofd geregistreerd staan onder “moet ik nog doen, maar kan later wel”. Één zo’n klusje was het op de juiste hoogte hangen van een fotolijst. Klinkt simpel, zou je denken, en dat was het ook. Kwestie van meten, boren, schroefje d’r in, lijstje eraan ophangen en klaar. 

Het ging om een foto van één van de kinderen. De foto’s van z’n broer en zus hingen ernaast. Drie vierkante lijsten van 50 bij 50 cm. Het zijn schitterende afdrukken van mijn prachtige kinderen op canvas dat op een houten frame gespannen zit. Bij de verhuizing waren ze tijdelijk aan de reeds aanwezige schroeven in de muur gehangen. Twee van de drie foto’s hingen keurig met de bovenkantjes gelijk, maar de derde hing 5 cm lager (zie bovenstaand plaatje). Dat heeft mijn vrouw (de business) een tijd lang zonder klachten geaccepteerd. Een onuitgesproken issue dus. Ik (ICT-er) besloot om dit potentiële issue pro-actief op te pakken, en vol goeie moed ging ik ermee aan de slag. Een kwartiertje later bekeek ik tevreden mijn resultaat. De foto’s hangen keurig op de zelfde hoogte, met gelijke onderlinge afstand van elkaar (zie onderstaand plaatje).

Even resumerend: ik had zonder samenspraak met de business een oplossing voor een potentiële issue geïmplementeerd. Ik had geen idee van de verwachtingen van de business, nog van de exacte wensen t.a.v. de implementatie van de verwachte oplossing. A recipe for disaster?

Later op de dag presenteerde ik de oplossing aan de business (mijn vrouw). De reactie was als volgt: “waarom hangt de jongste nog steeds helemaal rechts?”. Ai! Maar ik sprong meteen in aktie. In een handomdraai verwisselde ik de meest linker en de meest rechter foto van plekje aan de muur. Resultaat: 

Shit! Dit was niet in de lijn der verwachtingen. Noch die van mijzelf, noch die van de business. Ik had het issue alleen maar vergroot in plaats van opgelost. Ik had de scope van mijn project ook veel te smal gehouden (verhang foto 3), en impliciet aannames gedaan over de de verwachtingen en wensen van de business én over de flexibiliteit van mijn oplossing. Mijn oplossing ging namelijk uit van een aangenomen uniformiteit in de constructie van de fotolijsten. Echter, die bleek toch niet zo uniform als ik dacht. Fotolijst 3 was namelijk 2 jaar later geproduceerd dan fotolijsten 1 en 2. En jawel, er is een “architectuurafwijking” tussen de twee. Zie onderstaande plaat. Ik kon de haren wel uit mijn kop trekken. Destijds had ik bij het bestellen van lijst 3 de gewenste lijst-dikte moeten opgeven. Fotolijsten 1 en 2 waren mijn referentie-architectuur. Kortom: de oorzaak van het onverwachte resultaat ligt bij de uitvoering van een eerder project. Was ik toen maar uitgegaan van de reeds aanwezige standaard-maten!

Mijn project had dus een diepgaander onderzoek moeten doen naar de exacte requirements van de business en naar de mogelijke oplossingen. Dit had ik in samenspraak met de business moeten doen, en dan was iedereen tevreden geweest. Ik had mijn snelle oplossing naast enkele andere oplossingen moeten zetten en die bespreken met mijn vrouw. Ik zie nu (achteraf) ook de volgende oplossingsrichtingen:

1. eerst de dikte van het houten frame van foto 3 gelijk maken aan die van lijst 1 en 2, en dan pas verhangen

2. een generiek, verstelbaar fotolijst-ophangsysteem (een BAVO voor de ophanging van lijsten) selecteren en implementeren welke kan omgaan met de afwijkende afmetingen van de frames

3. de diktes van de frames van fotolijsten 1 en 2 verkleinen (even de schaaf erover…) en gelijk maken aan die van lijst 3

Je ziet het, ik heb mijn les hier wel uit gehaald. Doe er zelf ook maar je voordeel mee!